Bienestar

Respuesta tardía: ¿Por qué estoy abandonando el correo electrónico este año?


A esta hora mañana

A: Compañeros de trabajo, conocidos del trabajo, amigos y familiares.

BCC: Cualquiera que ponga mi nombre en una lista masiva de correos electrónicos

TEMA: Estoy abandonando el correo electrónico, y también por qué deberías hacerlo

Puedo determinar el momento exacto de la mañana cuando los latidos de mi corazón se aceleran, mis hombros se tensan y mis niveles de estrés aumentan. Por lo general, son las 9 a.m., cuando llego a mi escritorio, enciendo mi computadora y abro mi correo electrónico. No debería ser una tarea particularmente extenuante, pero después de pasar semanas fuera de mi pantalla durante las vacaciones, me di cuenta de que es un desencadenante de estrés a prueba de fallas, y he estado dejando que se apodere de mi mañana todos los días durante los últimos nueve años.

Puede sonar melodramático, pero la ciencia sugiere que mi respuesta no está aislada. El ping de una notificación por correo electrónico desencadena la dopamina, lo que "le da curiosidad sobre las ideas y estimula su búsqueda de información", dijo Susan Weinschenk Ph.D. Psicología Hoy. "El sistema de dopamina es más fuerte que el sistema de opioides. Tiende a buscar más de lo que está satisfecho".

Sí, esta reacción psicológica es real y plantea un problema para la productividad. Según Weinschenk, causa un "ciclo de dopamina", donde continuamos revisando el correo electrónico y las tareas de acción, que en realidad no equivalen a progreso. De hecho, un estudio publicado en Harvard Business Review descubrió que recuperar el impulso después de una distracción digital puede llevar, en promedio, más de 20 minutos.

Tan pronto como comencé a implementar el bloqueo del correo electrónico, horas y horas, cuando no se me permitía revisar o responder mensajes, mi productividad se disparó, posiblemente porque estaba estableciendo mi propia agenda. "El correo electrónico consume mucho tiempo", dice el empresario Tim Ferriss. "Primero, porque es la agenda de todos los demás para tu tiempo, a menudo incluyendo emergencias manufacturadas. Segundo, el correo electrónico te permite engañarte a ti mismo para pensar que estás siendo productivo". Tiene un efecto de cabeza de Medusa: por cada 10 correos electrónicos que respondemos y eliminamos, otros 10 brotan en su lugar.

Entonces, por ahora, les pido a todos los que conozco que respeten mi espacio digital como si fuera un espacio personal: envíeme un correo electrónico según sea necesario (pongamos fin a los BCC), confíe en que responderé cuando el tiempo lo permita, y entiendo que mi prioridad es producir un gran trabajo, no disparar una respuesta por correo electrónico a una velocidad récord. Aquí está el nuevo conjunto de reglas por las que he empezado a trabajar y por qué también valen la pena tu tiempo.

REGLA 1: Establecer tiempos de retroceso de correo electrónico

Cuando dejamos el correo electrónico abierto todo el día, ejecutándolo en segundo plano mientras trabajamos en otras tareas, borra la distinción entre dos modos de trabajo diferentes: proactivo y receptivo. El correo electrónico nos pone en un modo receptivo: estamos constantemente poniéndonos al día, escribiendo a otras personas, procesando sus solicitudes y revisando los mensajes para determinar cuáles son importantes. Al estructurar mi día en torno a los tiempos de bloqueo del correo electrónico, puedo asegurarme de que las tareas de valor agregado reciban la mayor cantidad de tiempo aire.

Así es como funciona en la práctica:

9-10 a.m .: Revise los correos electrónicos, responda y archívelos.

10 a.m.-1 p.m .: Completar tareas prioritarias (en mi caso, presentar una historia o hacer una entrevista). Los compañeros de trabajo me hacen ping si hay algo urgente.

1-1: 30 p.m .: Escanee el correo electrónico y solo lea / responda los mensajes oportunos.

1: 30-5 p.m .: Centrarse en tareas secundarias.

5-6 p.m .: Revise los correos electrónicos, responda y archívelos hasta que la bandeja de entrada esté vacía.

REGLA 2: Pruebe la regla de un toque

Esta regla es simple en teoría pero mucho más difícil en la práctica: una vez que se ha abierto un correo electrónico, debe leerlo correctamente y luego hacer un seguimiento de los elementos de acción y archivarlo, sin excepciones. Puede sonar rígido, pero esta regla evita la acumulación de correo electrónico, lo que significa que dejará de usar su bandeja de entrada como una lista digital de tareas pendientes. En lugar de dejar correos electrónicos para recordarle que complete una tarea, mantenga una lista de tareas pendientes en papel y archive el correo electrónico. Me pareció realmente útil dejar de posponer las cosas.

REGLA 3: Deja de disculparte

Durante los primeros días probando mi rutina de correo electrónico (o rutina anti-correo electrónico), sentí un montón de culpa. Pero finalmente, me di cuenta de que muy pocos correos electrónicos son realmente urgentes, y para comunicar eso, necesitamos convertirnos en mejores remitentes. Ahora, cuando envío un correo electrónico urgente, identifico que es oportuno en la línea de asunto y establezco un plazo claro, en negrita, en el mensaje de correo electrónico.

¿Una palabra que ahora está erradicada de mi vocabulario de correo electrónico? Lo siento. "Para tantas mujeres, las disculpas están inexorablemente vinculadas con nuestra concepción de la cortesía", escribe Sloane Crosley enNew York Times artículo de opinión Ella argumenta que deberíamos dejar de usar la disculpa como una palabra de relleno con poco significado y usar un lenguaje más asertivo. Después de todo, desde que abandoné una rutina de correo electrónico las 24 horas del día, los 7 días de la semana, me siento menos estresado, más enfocado y he estado produciendo un mejor trabajo que el que he tenido en meses, y eso no es algo de lo que lamentarse.